Etiket Arşivleri: Prosedür

Kanuni ve Yasal Şartlara Uyum Prosedürü

1.   AMAÇ

Bu prosedürün amacı, şirketimiz tarafından yürütülen faaliyetlerle ilgili olabilecek kanuni ve yasal şartlara uyumun ve bu mevzuatların nasıl takip edileceği ile ilgili metodu açıklamaktır.

2.   KAPSAM

Bu prosedür; Çevre Yönetim Sistemi içerisindeki yasal şartlara uyumu kapsar.

3.   TANIMLAR

Çevre Yönetim Sistemi Mevzuatları: Çevre Yönetim sistemi kapsamında uyulması gereken kanun, yönetmelik, tüzük

4.   SORUMLULAR

Bu prosedür Yönetim Temsilcisi (KYS-ÇYS-GGYS-İGS) (Gıda Güvenliği Ekip Lideri), tarafından hazırlanır. Prosedürün uygulanmasından, prosedürde kendisine sorumluluk verilen kişiler/birimler sorumludur.

5.   UYGULAMA

Kuruluşumuzda Çevre Yönetim Sistemi ile ilgili yasal şartlar Internet aracılığı ile Yönetim Temsilcisi (KYS-ÇYS- GGYS) (Gıda Güvenliği Ekip Lideri), tarafından takip edilir. Yönetim Temsilcisi (KYS-ÇYS-GGYS-İGS) (Gıda Güvenliği Ekip Lideri), Kuruluşumuz uygulamaları ilişkili yasal uygulamaları Internet’ten bilgisayar ortamına alır.

Tabii olunan yasal şartlar ve mevzuatlara Dış Kaynaklı Doküman Takip Formuna dahil edilir. Yasal şartlardaki değişiklik Internet üzerinden Yönetim Temsilcisi (KYS-ÇYS-GGYS-İGS) (Gıda Güvenliği Ekip Lideri), takip edilir ve herhangi bir değişiklik durumunda Dış Kaynaklı Doküman Takip Formu revize edilir.

Yasal şartlar hazırlanan doküman ve gerçekleşecek uygulamaların doğruluğu için referans kaynak olup Risk Değerlendirme ekibince mevcut çalışmaların kabulü için şarttır. Şartlara uyumsuzluk halinde Düzeltici Önleyici Faaliyet uygulaması gerçekleştirilir.

Yasal şartlar eğitim faaliyetleri ile tüm çalışanlara duyurulur.

6.   İLGİLİ DOKÜMANLAR

F-04 Dış Kaynaklı Doküman Takip Formu

P-05 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü

Veri Analizi Prosedürü

1. AMAÇ

Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için verilerin analiz yöntemlerini belirlemektir. 

2. KAPSAM

Bu talimat uygulanmakta olan veri analizi tekniklerini kapsar.

3. SORUMLULUK

3.1. Bölüm Sorumluları: Veri analizi hazırlama tablosunda belirtilen analizlerin yapılabilmesi için tutulan kayıtların Gıda Güvenliği Ekip Liderine sunulmasından sorumludurlar

3.2. Gıda Güvenliği Ekip Lideri: Kalite Yönetim Sisteminin sürekli iyileştirilmesi ve önleyici faaliyetlerin belirlenebilmesi için bölümlerden elde ettiği verileri Veri Analizi Tablosu’na göre analiz etmekten ve bulduğu bulguları yönetimin gözden geçirmesi faaliyeti sırasında yönetime sunmaktan sorumludur.

4. UYGULAMA

4.1. Kalite Yönetim Sisteminin ve proseslerin etkinliğini ölçmek için firmamızda birimlerin yapması gereken veri analizleri, Veri Analizi Hazırlama Tablosunda belirtilmiştir. Bölüm sorumluları bu tabloya göre hazırlamaları gereken istatistikî raporları aşağıdaki analiz araçlarını kullanarak gerçekleştirirler.

4.1.1. Yapılan veri analizleri sonucunda bölüm sorumluları tarafından saptadıkları uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetler veya oluşabilecek potansiyel uygunsuzluklar için önleyici/iyileştirici faaliyetler başlatılır.

4.1.2. Firmamızda uygulanan veri analizleri minimum aşağıdakilerle ilgili bilgi sağlar:

  • Tedarikçilerin değerlendirilmesi

  • Verilen Hizmetin Uygunluğu

  • Proses performansı ve eğilimi

  • Müşteri memnuniyeti

4.2. HİSTOGRAM

4.2.1. Verilerin dağılımının kolay ve görsel şekilde incelenmesi ve değerlendirilmesi için kullanılır.

4.2.2. Kalite kayıtlarından elde edilen veriler için grup aralıkları oluşturularak veriler bu aralıklara göre sınıflandırılır.

4.2.3. Her bir sınıfa düşen veriler sayılarak, sınıf büyüklüğü belirlenir.

4.2.4. Yatay eksene sınıf aralıkları, dikey eksene sınıf büyüklüğü yazılarak histogram çizilir.

4.3. KONTROL ŞEMALARI

4.3.1. Ölçülen karakteristiklerin zaman içindeki gelişmelerini izlemek ve değerlendirmek için kullanılan yöntemdir. Ölçülen karakteristiklerin kontrol edilebilirliğinin hangi sınırlar içerisinde olduğunu gösterir.

4.3.2. Zamansal değişimi incelenecek özellikler belirlenerek zaman dilimi seçilir.

4.3.3. Yatay eksende zamanı, dikey eksende ise ölçüm büyüklüğünü gösteren Grafik ekseni çizilerek Alt ve Üst sınır değerleri belirlenir.

4.3.4. Toplanan veriler, eksende karşılık gelen ölçüm büyüklüğüne göre grafiğe yerleştirilir.

4.3.5. Birbirini takip eden işaretler çizgi ile birleştirilerek grafik tamamlanır.

4.3.6. Üst kontrol veya Alt kontrol sınırına yaklaşılan durumlarda gerekli önlemlerin alınması için harekete geçilir.

4.4. ÇUBUK GRAFİĞİ

4.4.1. Verilerin dağılımının kolay ve görsel şekilde incelenmesi ve değerlendirilmesi için kullanılır.

4.4.2. Verilerin incelenecek özellikleri belirlenir. (Hata türleri, harcama türleri v.b.)

4.4.3. Veriler özelliklere göre sınıflandırılarak büyüklükleri belirlenir.

4.4.4. Verilerin çubuk sütun şeklinde yatay eksende incelenen özellikler, Düşey eksende büyüklükler gösterilecek şekilde grafiği çizilir.

4.5.NEDEN SONUÇ ANALİZİ

4.5.1. Herhangi bir problemin nedenlerini belirlemek için kullanılan yöntemdir. İncelenecek problem Neden- Sonuç Analizi Formu üzerindeki kare içerisine yazılır.

4.5.2. Problemin oluşmasının ana nedenleri ana kılçıklara yazılır (İnsan, makine, malzeme, metot vb)

4.5.3. Ana kılçıklara küçük yan kılçıklar çizilip üzerlerine katılımcıların söyledikleri o etmene bağlı nedenler yazılır. Bir neden bazen tablodaki alt nedenin bir dalı olarak da eklenebilir. Yazılan alt nedenlerin hangisinin daha önemli ve gerçek neden olduğuna dair katılımcılar arasında 1. oylama yapılır. Katılımcılardan aldıkları oy sayısı her alt nedenin yanına puan olarak yazılır.

4.5.4. Katılımcılar arasında hangi puanın üstünde oy alanlarının 2. Oylamaya dâhil edileceği belirlenir. Belirlenen puan ve üzerindeki puana sahip nedenlerin puanı daire içerisine alınır. Katılımcılar belirlenen bu nedenler hakkında beyin fırtınası niteliğinde tartışmalar yaparak önemlerini ve önceliklerini belirlemeye çalışırlar.

4.5.5. Katılımcılar arasında 1. Oylamayla seçilen nedenler için 2. Bir oylama yapılır. Katılımcılar arasında oylama sonucunda en çok puanı alan ilk üç neden belirlenir. Aldıkları puan sayısına göre büyükten küçüğe yanlarına 1., 2., 3. yazılarak kare içerisine alınır. En önemli neden 1 numarası ile işaretlenir.  Böylece grubun doğrulamaya çalışacağı neden budur.

4.5.6. Toplantı Tutanağı Formuna ilgili sorunun tespit edilen nedeni, uygulanacak doğrulama ve düzeltme yöntemi ve doğrulama ve düzeltmeyi yapacak kişi ve/veya kişiler kaydedilir.

4.5.7. Toplantı sonunda Toplantı Tutanağı Formu toplantıya katılanlar tarafından imzalanır.

4.6. PARETO ANALİZİ

4.6.1. Problemlerin hangisinin öncelikle ele alınması gerektiğini belirlemek için kullanılan istatistiksel yöntemdir.

4.6.2. Hata sayısı, maliyet ve benzeri veriler toplanıp sınıflandırılarak büyüklükleri saptanır.

4.6.3. Sınıflandırılan veriler Pareto Analizinde yatay eksende büyükten küçüğe doğru yerleştirilir. Dikey eksende ise verilerin büyüklüklerinin değeri yazılır.

4.6.4. Hata verilerin toplamı bulunur ve her bir hatanın değeri toplam hataya bölünerek her hatanın toplam hata içerisindeki yüzdesi bulunur.

4.6.5. Büyük hatanın yüzdesinden başlayarak küçük hataların yüzdeleri toplanır kümülatif yüzde oranları hesaplanır.

4.6.6. Hesaplanan kümülatif yüzdeler diyagramın sağ tarafındaki dikey eksene yazılır. Her bir yüzde hata oranı çizgi ile birleştirilerek diyagramda gösterilir.

5. KAYITLAR

Bu talimat ile ilgili kayıtlar Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürüne göre dosyalanır ve saklanır.

6. DAĞITIM VE DOSYALAMA

Genel Müdür

Proje ve Satış Sorumlusu

Satınalma Sorumlusu

7. EKLER 

Ürün Gerçekleştirmenin Planlaması Prosedürü

 

 

 ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRMENİN PLANLANMASI  PROSEDÜRÜ

İlk Yayın Tarihi

12.11.2002

Doküman No

-PRS-017

Revizyon Tarihi

—-

Revizyon No

00

Sayfa No

1/2                                                       

1.            AMAÇ

Bu prosedürün amacı firmada sözleşmenin yapılmasından üretimin gerçekleşmesine kadar olan tüm aşamaların tanımlanması ve sorumlulukların belirlenmesidir.

2.            TANIMLAR

KYM: Kalite Yönetim Müdürü

3.            UYGULAMA

3.1        Genel

3.1.1    Ürün gerçekleştirmenin planlanması faaliyetleri, kalite yönetim müdürü  başkanlığında, üretim müdürü ve finans ve satın alma şefi tarafından  oluşan bir proje ekibi tarafından yürütülür. 

3.1.2    Ürün gerçekleştirmesinin planlanması faaliyetleri müşteri ile sözleşmenin yapılmasını takiben bir proje planı oluşturularak başlatılır.

3.1.3    Proje planı oluşturulmadan önce, müşteri şartnamesi ve dokümantasyonu eksiksizlik, geçerlilik ve yeterlilik açısından tekrar gözden geçirilir.

3.2       Proje planının oluşturulması

          Proje planı, müşteri sözleşmelerinde belirtilen esaslar çerçevesinde ve   

          proje planı ana başlıkları ele alınarak proje ekibi tarafından oluşturulur.  

          Proje ekibi tarafından gözden geçirilir ve onaylanarak yürürlüğe alınır.  

          Projenin plana uygun olarak gerçekleştirilmesinden proje başkanı  sorumludur.

3.3         Proje planı içeriği ve sorumluluklar

3.3.1    Ürün kalite güvence dosyasının oluşturulması

                Ürün kalite güvence dosyasının oluşturulması için gerekli olan dokümantasyon ve sorumlu personel aşağıdaki gibidir:

·         Ürün sinoptiğinin oluşturulması- Üretim Müdürü ve Kalite Yönetim Müdürü

·         Kontrol planlarının oluşturulması – Kalite Yönetim Müdürü ve Üretim Müdürü

·         Çalışma talimatlarının hazırlanması – Üretim Müdürü ve Kalite Yönetim Müdürü

·         Ambalaj standartlarının oluşturulması – Kalite Yönetim Müdürü

3.3.2    Üretim için gerekli olan materyalin planlanması ve temini

·         Muayene ve deney teçhizatı temini –Kalite Yönetim Müdürü

·         Uygunluğunun onaylanması- Kalite Yönetim Müdürü

3.3.3    Hammadde ve yan sanayi ürünleri ihtiyacının belirlenmesi

·         Hammadde özelliklerinin tanımlanması – Kalite Yönetim Müdürü

·         Hammaddenin temini – Finans ve Satın Alma Şefi

·         Hammaddenin onaylanması- Kalite Yönetim Müdürü

3.4         İlk numunelerin Üretilmesi

·         Numunelerin üretilmesi- Üretim Müdürü

·         Numunelerin muayene ve deneylerinin gerçekleştirilmesi ve onayı –

     Kalite Yönetim Müdürü

Hazırlayan

Kontrol Durumu

Onay

Kalite Yönetim Müdürü

 

Genel Müdür

3.5         Numunelerin onayı ve müşteriye sevki

3.5.1    Numunelerin müşteri şartnamelerine uygun olarak gönderilmesinden ve  sonuçların takibinden Kalite Yönetim Müdürü sorumludur. Numunelerin müşteri tarafından onaylanması durumunda üretim aşamasına gelinmiş olunur. Proje planında belirlenen üretime geçiş zamanı müşteri isteğine  bağlı olarak farklılık gösterebilir.

3.5.2   Numunelerde müşteri tarafından uygunsuzluklar bulunmuş ise, müşteri raporlarına bağlı olarak gerekli düzelticifaaliyetleri planlamak, yürütmek ve müşteri beklentisine uygun zamanda gerçekleştirmek Kalite Yönetim Müdürü sorumluluğundadır. Kalite Yönetim Müdürü, bu sorumluluğunu Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne (MSA-PRS-011) uygun olarak yerine getirir.

3.5.3     Üründe müşteri tarafından gerek numune çalışması aşamasında, gerekse üretim şartlarında herhangi bir değişiklik talebi olması durumunda sözleşmenin gözden geçirilmesi prosedürü (MSA-PRS–009)ve doküman ve veri kontrolü prosedürü (MSA-PRS-002)esasları çerçevesinde hareket edilir.

4.            İLGİLİ DOKÜMANLAR

                 Düzeltici Ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü

                 Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi Prosedürü

                 Doküman Ve Veri Kontrolü Prosedürü                                                      

                 Ürün Gerçekleştirme Planı

                 Ürün Kalite Güvence Dosyası

BÖLÜM

Genel Müdür

Üretim Müdürü

Kalite Yönetim

Müdürü

Genel Müdür

Yardımcısı

Satış Pazarlama

Müdürü

Sorumlu

X

X

X

X

X

Dağıtım

X

X

X

X

X

Hazırlayan

Kontrol Durumu

Onay

 

 

Genel Müdür