Proses (Süreç) ve Prosedür

Proses NE sorusunun cevabıdır

Prosedür NASIL sorusunun cevabıdır

Proses Pasaport Alma Prosesi (=Süreci)

Prosedür İkametgah Alınır

• Sicil Kaydı Alınır

• 2 Adet Vesikalık Fotoğraf Çektirilir

• 2 Adet Nüfus Cüzdanı Sureti Çıkartılır

• 100 000 000 TL Ödenir ve Makbuz Alınır

• Evraklar Teslim Edilir

• İmza Karşılığı Pasaport Teslim Alınır

 Katma değer yaratan süreçlerdir

 Olmazsa olmaz süreçlerdir

 Dış müşteriye yönelik süreçlerdir

 Kuruluşun temel misyonunu gerçekleştirebilmesi için gerekli süreçlerdir

Temel Süreçler

Destek Süreçler

 İç Müşteriye yöneliktir.

 Temel süreçlerin daha kaliteli ve verimli gerçekleştirilebilmesi için öngörülen süreçlerdir.

 Genellikle alt yapı ve destek hizmetleriyle ilgilidir.

Yönetim Süreçleri

 ISO 9001 in zorunlu kıldığı süreçlerdir

 Temel ve destek süreçlerin performansını geliştirmek için uygulanırlar

 Sürekli iyileştirme için uygulanırlar

 Diğer süreçlerin etkin bir şekilde kontrol edilip önlem alınmasını sağlarlar

…

AMAÇ:

Ürün ve hizmette meydana gelen müşteri şikayetlerinin / beklentilerinin ve önerilerinin tespiti ile şikayetlerin  ortadan kaldırılması, tekrar  etmesinin ya  da  oluşmasının  önlenmesi beklenti ve önerilere cevap verilmesi

SORUMLULAR:

Kalite Yönetim Temsilcisi              İlgili bölümler

İLGİLİ DOKÜMANLAR

KAYITLAR:

Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu

Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Takip Formu

UYGULAMA:

GENEL ESASLAR

1. Müşteri şikayet / beklenti ve önerileri aşağıdaki şekillerde tarafımıza ulaşır.

• Müşteri ziyaretleri sırasında sözlü olarak Satış Temsilcilerine iletilir

• Yazılı olarak mektup veya faxla gelir

• Sözlü olarak telefonla bağlantı kurulur

• İnternet sitesini ziyaret edenler tarafından mail yoluyla iletişim kurulur.

2. Gelen her türlü şikayet, öneri ve beklentinin “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” na kayıt edilmesi ve Kalite Yönetim Temsilcisine ulaştırılması esastır.

ŞİKAYET / ÖNERİ VE BEKLENTİLERİN ALINMASI

A.           SÖZLÜ OLARAK SATIŞ TEMSİLCİSİ TARAFINDAN

1. Müşteri tarafından Satış Temsilcisine iletilen konu “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” na kaydedilerek Kalite Yönetim Temsilcisine iletilir.

B.           SÖZLÜ OLARAK TELEFONLA

1.    Müşteriyle görüşmeyi yapan kişi tarafından müşteri yurtdışından arıyorsa İhracat Bölümüne, yurt içinden arıyorsa İç Satış Bölümüne  yönlendirilir.

2.    İlgili sorumluya ulaşılamadığı durumlarda sırasıyla; Kalite Kontrol, Satış / Pazarlama, Üretim bölümlerinden yetkili biriyle müşterinin görüşmesi sağlanır. Bu bölümlerden de kimseyle görüşülemiyorsa “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” doldurularak Kalite Yönetim Temsilcisine ulaştırılır.

C.           YAZILI OLARAK FAX VEYA MEKTUPLA

Gelen fax veya mektup Kalite Yönetim Temsilcisine ulaştırılır, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” na kaydedilir.

D.           CANSU GIDA  İNTERNET SİTESİ YOLUYLA

Gelen mailler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” na kaydedilir.

UYGULAMA

1. Gelen “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” na Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından konunun içeriğine göre referans numarası verilerek “Müşteri Şikayetleri / Beklenti ve Önerileri Takip Formu” na kayıt edilerek incelenmek üzere ilgili birimlere ulaştırılır. Gerekli durumlarda müşteri konu hakkında çalışmaya başlanıldığına dair bilgilendirilir (yazılı veya sözlü).

2. Kalite Yönetim Temsilcisi şikayetin / beklentinin / önerinin detayına uygun olarak hangi bölümlerde hangi incelemelerin yapılacağını ilgili bölüm yöneticileri ile koordineli olarak formda belirler.

3. İlgili bölümler tarafından incelenen şikayet / beklenti / öneri sonuçları “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” na kaydedilerek imzalanır ve Kalite Yönetim Temsilcisine gönderilir.

   1. Şikayet ise; inceleme sonucu

      1. Problem olduğu ortaya çıkmışsa müşteriye geri bildirim yazısı ilgili bölüm yöneticisi tarafından yazılır ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından DÖF başlatılarak Genel Müdür bilgilendirilir.

• Problem yoksa geri bildirim yazısı İlgili bölüm yöneticisi tarafından yazılır, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Genel Müdür bilgilendirilir.

• Şikayetin tekrarını önleyecek tedbirler alınması gerekiyorsa Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından DÖF başlatılarak Genel Müdür bilgilendirilir.

1. Beklenti / Öneri ise; Müşteriye geri bildirim yazısı ilgili bölüm yöneticisi tarafından yazılır ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından gerektiğinde DÖF başlatılır ve Genel Müdür bilgilendirilir.

2. Kapatılan “Müşteri Şikayet / Beklenti / Öneri Formu” nun bir nüshası konuyla ilgili bölüme iletilir.

Aşağıdaki doküman veri kontrol prosedürü dokümantasyon ve doküman dağıtım yükünün azaltılması için genel hatlarıyla verilmiş alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi proses, iletişim araçları, kaynaklar  ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir.

DOKÜMAN VERİ KONTROL PROSEDÜRÜ

AMAÇ 

Firmanın kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemleri ve kalite yönetim sistemine entegre edilmiş diğer standartların gerekliliklerinin yerine getirilmesi için kullanılan dokümanlarının tanımlanması, hazırlanması, onayı, yayınlanması, dağıtımı, saklanması, güncelleştirilmesi, kullanımının sağlanması, korunması, istenmeyen kullanımların önlenmesi, iptal edilmesi ve kullanılmayacak dokümanların yok edilmesi konularında kullanılacak yöntemleri açıklamak, gerekli dokümanların gereken yerlerde tasnifini, okunabilir durumda bulundurulmasını sağlamak, dokümanların şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulması ve muhafaza edilmesinde uyulacak yöntemleri belirlemektir. 

KAPSAM            

Kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemi içindeki tüm dokümanları, dış kaynaklı dokümanları ve kayıtları kapsar.  

SORUMLULUKLAR 

Yönetim Temsilcisi

Sistem dokümantasyonunun hazırlanması sırasında gereken koordinasyonu sağlamaktan, genel olarak dokümanların kalite yönetim sisteminin geçerli versiyonuna, gıda güvenliği sistemlerine ve kalite yönetim sistemine entegre edilmiş diğer standartların uygunluğundan sorumludur.Dokümanların numaralanması, yayınlanması, orijinallerinin saklanması, revizyonu ve eski revizyonların kullanımdan kaldırılması faaliyetlerini yürütmekten sorumludur.Dokümanların çoğaltılması ve dağıtım faaliyetlerini gerçekleştirmek. Bölümlerden teslim edilen kayıtları arşivlemek, arşivdeki kayıtlara gerektiğinde ulaşılabilmesini sağlamaktan sorumludur.  

Tüm Bölümler

Her bölüm kendine ait doküman ihtiyacının belirlenmesi ve operasyona uygun şekilde hazırlanmasından,Hazırladıkları dokümanların üst dokümanlara ve diğer bölümlerin dokümanlarına uyumlu olmasından,Gerektiğinde diğer bölüm dokümanlarına ilişkin görüş bildirmekten,Bölümde bulundurulması gereken dokümanların kullanılabilir durumda tutulmasından, eski baskılarının kullanılmamasından ve gereken süreler kadar saklanmasından sorumludur.Her bölüm görevleriyle ilgili kayıtların tutulmasından, bölümlerinde saklanmasından, ulaşılabilir halde muhafazasından, arşivlemekten ve saklama süresi biten kayıtları yönetim temsilcisi onayı ile imha etmekten sorumludur. 

TANIMLAR 

Kontrollü Doküman: Yönetim sistemi dokümantasyonu kapsamına giren, kontrollü olarak dağıtılan ve güncelliği sağlanan dokümandır. 

Kontrolsüz Doküman: Yönetim sistemi dokümantasyonu kapsamına giren, bilgi için dağıtılan ve değişikliklerin işlenmediği dokümandır. 

Kalite Kayıtları: Kalite yönetim sistemi ve gıda güvenliği sisteminin gerektirdiği tüm kayıtlar. 

UYGULAMA  

DOKUMAN KONTROLÜ 

Dokümanların Tanımlanması Her dokümanda doküman numarası, başlık, yayın ve revizyon tarihi, revizyon no’su kendileri için hazırlanmış formatlarda yazılır. Dokümanlar alfanümerik ve nümerik karakterlerden oluşan bir kodlama sistemi ile numaralandırılırlar.1 ve 2. basamaklar doküman türünü, 3 ve 4. basamaklar doküman nosunu gösterir.

Örnek: FR.01: 1 numaralı form

PR.01: 1 numaralı prosedür 

Dokümanların hazırlanması

Dokümanlar iç ve dış isteklere, ilgili ulusal / uluslararası standartlar / normlar ile yasal yönetmeliklere  (zorunluluklara) uygun olarak hazırlanır.Hazırlama aşamasında gerekli koordinasyon ve üzerinde yapılacak çalışmalar, ilgili bölüm yöneticisi tarafından gerçekleştirilir. 

Dokümanların onaylanması

Dokümanların onaylanması ile ilgili birim sorumlusu ve yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Dokümanın operasyonel uygunluğu ilgili birim sorumlusu tarafından, kalite yönetim sistemi dokümantasyon kurallarına uygunluğu ise yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Kalite politikası gibi üst yönetim tarafından yayınlanan dokümanlar üst yönetim onayı gerektirir.Onaylı dokümanlarda onaylayan kişinin unvanı belirtilir. Onaylı dokümanların asıllarında ıslak imza kullanılır. Yönetim temsilcisi bilgisayarında kullanıcıların değişiklik yapmalarının önlenmesi için ‘salt okunur’ olarak tutulan tüm sistem dokümanları bilgisayar ortamında dahi olsa onaylı dokümanlardır. 

Dokümanların Yayınlanması ve Dağıtım Yapılması

Kalite Yönetim Sistem dokümanları orijinalleri yönetim temsilcisi bilgisayarında ağda paylaşıma açık şekilde tutulmakta ve birimler tarafından ulaşılabilmektedir. Birimler kendileriyle ilgili olan dokümanları yönetim temsilcisi tarafından birimlere dağıtılan ilgili dokümanlar listelerinden takip edeceklerdir. İlgili dokümanlar listesinde her birim ile ilgili olan dokümanlar listelenmiştir.Orijinal doküman ıslak imzalı olmalıdır. Onaylanan dokümanlar yönetim temsilcisi kontrolünde çoğaltılır. Dokümanlar ilk yayınlandığında revizyon numarası 00’ dan başlar.Çoğaltılan dokümanların her sayfasına renkli kontrollü doküman kaşesi basılır. Dokümanların güncel hallerinin kullanım alanlarında bulundurulması için doküman dağıtım ve geri alma kontrolünü yönetim temsilcisi bilgisayar ortamında oluşturduğu dosya üzerinden takip eder. Birimlere doküman dağıtımı yapılmaz, birimler yazılabilir doküman/kayıt formlarını ağda paylaşımda olan sistem dokümantasyon klasöründen alabilirler fakat okunur dokümanlar dağıtım formu ile kontrollü kopya kaşeli olarak dağıtılır.Firma dışına kontrollü doküman gönderilmesi (müşteri isteği, belgelendirme kuruluşu, vb.) gerektiğinde de yönetim temsilcisinden onay alınarak yukarıda anlatılan işlem basamakları gerçekleştirilir.  Firma dışına kontrolsüz doküman gönderileceğinde, yönetim temsilcisinden onay alınarak doküman orijinal kopyadan fotokopi ile çoğaltılır her sayfasına kontrosüz doküman bilgi içindir kaşesi basılır. Bilgisayar ortamında e-posta ile firma dışına gönderilen tüm dokümanlar kontrolsüz dokümanlardır.Formlar ihtiyacı olan bölüm tarafından ağdaki paylaşımdan çoğaltılır ve kullanılır. Tüm dokümantasyon sistemi bilgisayar ağında paylaşımda olduğu ve dokümantasyon sisteminde hatalı ve revizyon dışı kullanımların önlenmesi için birimlerin kendi bilgisayarlarında doküman tutmaları yasaktır. 

Dokümanların Revizyonu

Dokümanlarda revizyon talebi herhangi bir personel tarafından sözlü veya yazılı olarak yapılabilir. İlk Değerlendirme bölüm yöneticileri tarafından yapılır. Revizyon talebi ve yeni doküman isteği ile ilgili karar,  ilgili bölüm yöneticisi ve yönetim temsilcisi tarafından ortaklaşa verilir.Revizyon hanesindeki rakam 1 arttırılır. Formlarda değişiklikler ilgili bölümler tarafından yapılır ve yönetim temsilcisinden revizyon numarası alınır. Yönetim temsilcisi dokümanların revizyon durumlarını bilgisayardaki doküman listelerine işler ve gerektiğinde dağıtımını yapar. 

Dokümanların İptali, İstenmeyen Kullanımların Önlenmesi, İmha Edilmesi

KYS dokümanlarının iptali, istenmeyen kullanımların önlenmesi ve imha edilmesi, ilgili bölüm yöneticisinin yönetim temsilcisine bilgi vermesi ile gerçekleştirilir.  Orijinal olmayan, kontrollü doküman kaşesi olmayan ve/veya güncel olmayan dokümanlar kullanılamaz. Bunu sağlama zorunluluğu yönetim temsilcisine ve dokümanın kullanıcılarına aittir.  Revizyon ya da iptal yapıldığında eski kopyalar toplanır ve uygun bir yöntemle imha edilir. İptal edilen dokümanların yönetim temsilcisi bilgisayarında arşiv dosyasına atılır.             

Dokümanların Güncelliğinin Korunması

Tüm dokümanlar için son revizyon durumları KG tarafından bilgisayar ortamındaki doküman listeleri ile takip edilir. KG her revizyon durumunda bu listeyi ve ilgili birimlere verilen ilgili dokümanlar listesini günceller. 

Dokümanların Saklanması

Tüm dokümanlar, bir yenileri yürürlüğe girinceye kadar ya da yürürlülükten kalkıncaya kadar saklanırlar. Hiçbir dokümanı üzerinde oynama, değiştirme yapılamaz ve okunabilir durumda olması sağlanır. Dokümanlarının kullanım noktalarında bulundurma karar ve yetkisi ilgili bölüm yöneticisindedir. Dokümanlar yönetim temsilcisi tarafından 3 aylık aralıklarla CD’ lere yedek alınır. CD’ ler uygun etiketlerle tanımlanır ve yönetim temsilcisi tarafından muhafaza edilir.  

Destek Dokümanlar Firma reçeteleri, spesifikasyonları, çizimleri (örneğin ambalaj tasarımı), tanıtım katalogları ve broşürler, anket ve benzeri destek dokümanlar ilgili birim amiri tarafından hazırlanır. Yönetim temsilcisi tarafından format açısında kontrol edilir, gerektiğinde kodlaması yapılır ve yayınlanır.- Tanıtım Broşürleri kontrolsüz dokümanlardır. 

Dış Kaynaklı Doküman Kontrolü

• Standartlar

• Makine, teçhizat ve laboratuar cihazlarına ait üretici kullanım kılavuzları

• Firmanın kurumsal kimliğine ilişkin belgeler,

• Kanun, tüzük ve yönetmelikler,

• Resmi gazete,

• Bilgisayar yazılımları ve destek belgeleri

• Müşteri tarafından sağlanan dokümanlar (teknik dokümanlar, reçeteler, spesifikasyonlar ve çizimler)

• Firma bünyesinde hazırlanmayan fakat sistemi etkileyen belgeler.

Firma faaliyetlerini etkileyebilecek yukarıda belirtilen dış kaynaklı dokumanlar Geçerli Dış Kaynaklı Doküman Listesi ile yönetim temsilcisi tarafından takip edilir, değerlendirilir, gerektiğinde doküman ve uygulamalarda değişiklik gerçekleştirilir. Bu dokümanların belli aralıklarla güncellikleri takip edilir, revizyonu yapılan dokümanlar değiştirilir. Diğer bölümlere dağıtım yapılması gerektiğinde yönetim temsilcisi tarafından dağıtımı yapılır ve güncelliği sağlanır.

Aşağıdaki düzeltici ve önleyici faaliyet prosedürü alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi ürün, proses ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir. 

AMAÇ

Firma bünyesindeki ürün, proses, altyapı, çalışanlar, gıda güvenliği ve kalite yönetim sistem dokümantasyonu ve uygulamaları bazında oluşan uygunsuzlukların düzeltilmesi, muhtemel uygunsuzluk oluşturabilecek durumların ve tekrarlamaların önlenmesi için faaliyetler oluşturulması, uygunsuzlukların kaynaklarının araştırılması, etkinliklerinin değerlendirilmesi ve sürdürülmesidir. 

SORUMLULUK

Tüm birimler 

UYGULAMA

Düzeltici veya önleyici faaliyetler aşağıdaki proseslerde yaşanan yada yaşanması muhtemel uygunsuzluklardan dolayı oluşturulabilir. 

• Ürün analiz sonuçları

• Müşteri geri beslemesi veya şikayetleri

• Kalite hedefleri

• Veri analizi

• İç tetkikler, 2. ve 3. taraf tetkikleri

• Ulusal ve uluslararası yasal zorunluluklar

• Ulusal ve uluslararası standartlar

• Hijyen ve gıda güvenliği ile ilgili konular

• Ürün gerçekleştirme ile ilgili konular

• Raporlama sonuçları

• Toplantı kararları

• Kontrol noktaları ve kritik kontrol noktaları

• Çalışanlardan gelen öneriler

• Doküman değişiklik ihtiyaçları

• Süreçler

• Tedarikçiler ile ilgili konular

Düzeltici ve önleyici faaliyetler her seviyedeki çalışan tarafından düzeltici ve önleyici faaliyet formu ile açılabilir. Faaliyetler, uygunsuzluk veya olası uygunsuzluk tespitinin düzeltici ve önleyici faaliyet formuna kaydedilmesi ile başlar.

Konu ilgili birim amirleri yada üst yönetim tarafından incelenir ve düzeltici veya önleyici faaliyet gerekip gerekmediği kararlaştırılır. Düzeltici veya önleyici faaliyet başlatılacaksa uygunsuzluğun kaynağı da araştırılarak faaliyete ve faaliyeti yürütecek olan sorumlu ve faaliyetin gerçekleştirilmesi gereken temrin süresine karar verilir. Temin süresi mümkün olduğu kadar kısa olmalıdır.

Temrin süresi de dahil olmak üzere uygunsuzluk, uygunsuzluk kaynağı, maliyetler, sorumlular gibi faaliyetle ilgili tüm bilgiler düzeltici ve önleyici faaliyet formuna yazılır ve faaliyeti belirleyen, karar veren ve sorumlu tarafından form imzalanır.

Belirlenen faaliyetin temrin süresinde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ve etkinliğinin kontrolü yönetim temsilcisi tarafından takip edilir. Kontroller sonucunda uygunsuzluğun tekrar oluşması etkin bir şekilde ortadan kaldırılmış ise faaliyet kaydedilip onaylanarak kapatılır.

Müşteri geri beslemesi, 2. ve 3. taraf ile ilgili oluşturulan düzeltici faaliyetler ilgili kişilere rapor edilir ve faaliyetin uygunluk onayı alınır.

Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin firma açısından öneminin çalışanlara iletilmesi ve çalışanların bu konuda bilinçlendirilmesi için düzeltici ve önleyici faaliyetler ve sonuçları çalışanlara aktarılır ve çalışanlar düzeltici ve önleyici faaliyet oluşturmaları için teşvik edilir.

Düzeltici ve önleyici faaliyetler yönetim temsilcisi tarafından ygg toplantısında yönetime sunulur.

Aşağıdaki iç tetkik prosedürü alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi proses, iletişim araçları, kaynaklar  ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir. 

AMAÇ

Firmamızın kalite yönetim sistemi, gıda güvenliği sistemi ve firmamızda uygulanan diğer ulusal ve uluslararası standartlara ve yasal zorunluluklara uygunluğuna dair kurulmuş olan sistemin yeterli ve etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının sistematik ve tarafsız olarak incelenmesini ve değerlendirilmesinin yapılmasıdır. 

KAPSAM

Yürürlükte olan kalite yönetim sistemi, gıda güvenliği sistemi ve firmamızda uygulanan diğer ulusal ve uluslararası standartlar ve yasal zorunluluklar. 

SORUMLULUK

Yönetim Temsilcisi

İç tetkiklerin uygulanabilmesi için gerekli olan istem dokümantasyonunun hazırlanması, tetkiklerin risk analizlerine göre planlanması, planlanan zamanda tetkiklerin gerçekleştirilmesi, oluşan uygunsuzlukların takibinin sağlanması ve iç tetkikler ile ilgili tüm kayıtların sisteme uygun olarak tutulmasın, gerekli şekilde saklanmasın ve ilgili kayıtların birimlere dağıtılmasından sorumludur. 

Tüm Birimler

İç tetkiklerin uygulanabilmesi için gerekli imkanların sağlanması, tetkik sonuçlarında çıkan uygunsuzluklarla ilgili olan düzeltici faaliyetlerin zamanında ve etkin olarak gerçekleştirilmesi devamının sağlanması ve iç tetkiklerle ilgili kayıtların gerekli şekilde saklanmasından sorumludur. 

UYGULAMA

İç tetkikler yönetim temsilcisi tarafından risk analizine göre hazırlanan iç tetkik planı çerçevesinde gerçekleştirilir. İç tetkik planında tetkik edilecek birim, tetkik tarihi, tetkik içeriği, tetkikçiler, gerçekleşen tetkik tarihi, hazırlayan, onaylayan bilgileri bulunur. İç tetkik planları hazırlandığında veya planda revizyon yapıldığında hazırlanan veya revize olan plan yönetim temsilcisi tarafından bütün birimlere iletilir.

İç tetkikler tetkik edilecek birimden bağımsız olan tetkikçiler tarafından gerçekleştirilir.

İç Tetkikler açılış toplantısı, önceki tetkik sonuçları ve uygunsuzlukların gözden geçirilmesi, tetkikin yapılması ve kapanış toplantısı aşamaları takip edilerek gerçekleştirilir. 

İç Tetkikler yapılan risk analizine göre 3 ayda bir, 6 ayda 1 veya yıllık olmak üzere eğitimli ve bağımsızlık şartlarını sağlayan personel tarafından gerçekleştirilecek şekilde planlanır. Risk analizi bir önceki tetkik sonucuna göre yapılır, iç tetkik soru listesinde altı çizili ve koyu renk ile işaretlenmiş sorular her birim için belirlenmiş olan kritik sorulardır.  Tetkik edilen birim bir önceki tetkikte sadece kritik sorularda uygunsuzluk alırsa veya 20 adetten fazla uygunsuzluk alırsa 3 ay sonra tekrar denetlenir. Denetimde 10-20 adet arası uygunsuzluk alan ve hiç kritik uygunsuzluk almayan birim 6 ay sonra, 10 uygunsuzluktan az alan ve hiç kritik uygunsuzluk almayan birim 1 yıl sonra denetlenir.  

Tetkikçiler, tetkiki iç tetkik soru listesini referans alarak gerçekleştirir. Soru listesine uygunsuzluklar gibi uygunluğu sağlayan gözlemler de yazılır.

İç tetkiklerin kayıtlarının kopyaları yönetim temsilcisi tarafından birimlere dağıtılır, asıllar yönetim temsilcisi tarafından saklanır.Tetkik sonuçlarının kayıt altına alınması için iç tetkik formu, tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklar için uygunsuzluk formu düzenlenir. İç tetkiklerin sonucunda çıkan her uygunsuzluk için düzeltici faaliyet formu açılır ve uygunsuzluğun kapatılması ve etkinlik kontrolü bu form ile kayıt altına alınır.

İç Tetkik sonuçlarının genel değerlendirmesi ygg toplantılarında üst yönetime sunulur.  

Aşağıdaki kayıtların kontrolü prosedürü genel hatlarıyla verilmiş alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi firma, ürün, proses, kaynaklar  ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir.

AMAÇ

Firmamızın kalite yönetim, gıda güvenliği ve firma kalite yönetim sistemlerine entegre edilmiş diğer standartlara ait olan kayıtların tanımlanması, muhafazası, saklama sürelerinin ve iptal olan kayıtların muamelelerinin belirlenmesidir.

SORUMLULUKLAR

Yönetim temsilcisi

Kalite yönetim, gıda güvenliği ve firma kalite yönetim sistemlerine entegre edilmiş tüm standartlara ait kayıtların muhafaza şartlarının ve saklama sürelerinin belirlenmesi, dağıtım ve iptal uygulamalarının tanımlanması, kayıtların etkin olarak kontrol edilmesi ve kontrol uygulanmalarının takibinden sorumludur.

Tüm Birimler

Kalite yönetim, gıda güvenliği ve firma kalite yönetim sistemlerine entegre edilmiş tüm standartlara ait kayıtların bu prosedure gore muamele edilmesinden sorumludur.

UYGULAMA 

Kayıtlar yönetim temsilcisi bilgisayarında, ilgili birim dosyalarında veya arşivde kolay erişilebilirlik ve izlenebilirlik sağlanacak şekilde ve herhangi bir şekilde zarar görmeyecek biçimde muhafaza edilir.
Kayıtların saklama süreleri belirlenirken müşteri gereklilikleri, ürün raf ömrü ve yasal zorunluluklarda dikkate alınır. Kayıtların saklama süreleri kayıt saklama listesinde belirtilmiştir. Kayıtların kontrolü ile ilgili bilgiler ve saklama süreleri birimlere bu prosedürün dağıtımı yapılarak iletilir. Saklama süresi dolan kayıtlar yönetim temsilcisi ve muhafaza eden birim tarafından tutanak tutularak imha edilir.
Kayıtlar tutulduktan sonra ve saklama süreleri boyunca değiştirilemez. Eğer kayıtlar üzerinde yapılması zaruri olan herhangi bir değişiklik yapılacak ise ilgili birim amiri ve yönetim temsilcisi ile birlikte değiştirme sebebi incelenir ve uygun görülürse birim amiri parafı ile ve tarih belirtilerek kayıtta değişiklik yapılır. Kayıtlarda yapılan değişiklik sebebi kayıt üzerinde belirtilir ve eski kaydın okunabilir şekilde kalması sağlanır.

Aşağıdaki uygun olmayan ürün prosedürü alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi firma şartları, ürünler, proses ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir.  

AMAÇ

Girdiler, ürün gerçekleştirme basamakları veya son üründe ortaya çıkan firma standartları ve spesifikasyonları, müşteri istekleri ve yasal zorunluluklara uygun olmayan girdi, yarı mamul veya son ürünün tanımlanması, incelenmesi, dokümante edilmesi, ayrılması, (hatalı kullanımın önlenmesi için) kontrol altında tutulması, dağıtımı yapıldı ise geri çağırılması için uygun metotlar belirlemektir.  

SORUMLULUK

Tüm Birimler:

Girdiler, ürün gerçekleştirme basamakları veya son ürün kalite kontrolü sırasında ortaya çıkan firma standartları ve spesifikasyonları, müşteri istekleri ve yasal zorunluluklara uygun olmayan girdi, yarı mamul veya ürünlerin yönetim temsilcisine bildirilmesinden ve yönetim temsilcisi ile birlikte düzeltici faaliyetin belirlenmesinden, düzeltici faaliyetin etkin olarak uygulanmasından sorumludur. 

Yönetim Temsilcisi:

Birimler tarafından bildirilen uygun olmayan girdi, yarı mamul veya ürünlerin incelenmesi, uygunsuzluğun tescili, tekrarlanmaması için ilgili birim ile etkin bir düzeltici faaliyetin belirlenmesi, uygun olmayan girdinin, yarı mamulün veya son ürünün ayrılması ve ilgili dokümantasyon ve kayıtların oluşturulması, girdilerin ve yarı mamulün kullanılmaması ve son ürünün müşteriye sevk edilmemesinin sağlanmasından uygunsuz ürün müşteri mahallinde tespit edildi ise ilgili amir ve birimlerle temasa geçerek geri çağırma işleminin geri çağırma prosedürüne uygun olarak gerçekleştirilmesiden sorumludur.  

UYGULAMA

Uygun olmayan girdiler :

Hammadde, yardımcı malzeme (ambalaj malzemeleri dahil) ve işlem yardımcılarının girdi kontrol standart ve spesifikasyonlarına göre kontrolleri sırasında uygun olmayan girdilerin tespiti durumunda uygun olmayan girdiler gerekli şekilde tanımlanmalı, uygunsuz girdi formu ile kayıt altına alınmalı, kırmızı renkli uygunsuz girdi etiketi ile işaretlenmeli, diğer girdileri etkilemeyecek şekilde uygusuz girdi alanına alınmalı ve en kısa sürede tedarikçiye iade edilmesi sağlanmalıdır.

Uygunsuz girdi saylayan tedarikçi, tedarikçi düzeltici faaliyet istek formu ile bilgilendirilmeli ve tedarikçiden ilgili konuda etkin düzeltici faaliyet bildirimi yapılana kadar, tedarikçiden alım kesilmeli yada kontroller ve örnekleme sıklaştırılmalıdır. Gerektiğinde tedarikçi ziyaret edilerek düzeltici faaliyet yerinde doğrulanmalıdır.

Girdi kontroller sırasında uygun olup yada uygunsuzluğu tespit edilemeyip üretim ve depolama sırasında uygun olmayan girdi olarak tespit edilen  yada uygun olmayan girdi haline gelen girdiler de yukarıda anlatıldığı şekilde muamele görür. 

Uygun olmayan yarı mamuller:

Üretim aşamaları sırasında firmamız standart ve spesifikasyonları, yasal zorunluluklar ve müşteri standart ve spesifikasyonlarına göre yapılan kalite kontroller sırasında uygun olmayan yarı mamullerin tespiti durumunda uygun olmayan yarı mamuller gerekli şekilde tanımlanmalı, uygunsuz ürün formu ile kayıt altına alınmalı, kırmızı renkli uygunsuz ürün etiketi ile işaretlenmeli, diğer ürünleri etkilemeyecek şekilde uygusuz ürün alanına alınmalı ve en kısa sürede muamelesine karar verilmelidir.

Uygunsuz yarı mamuller ile ilgili muameleler yeniden işleme, paçallama veya imha olabilir. Uygunsuz yarı mamul muamelesine firma standart ve spesifikasyonları, yasal zorunluluklar ve müşteri standart ve spesifikasyonlarına göre kalite birimi, ilgili birimler ve üst yönetim karar verir. Belirlenen muamele uygunsuz ürün formuna kaydedilir. 

Uygun olmayan son ürünler:      

Üretim aşamaları sırasında firmamız standart ve spesifikasyonları, yasal zorunluluklar ve müşteri standart ve spesifikasyonlarına göre yapılan kalite kontroller sırasında uygun olmayan son ürünlerin tespiti durumunda uygun olmayan ürün gerekli şekilde tanımlanmalı, uygunsuz ürün formu ile kayıt altına alınmalı, kırmızı renkli uygunsuz ürün etiketi ile işaretlenmeli, diğer ürünleri etkilemeyecek şekilde uygusuz ürün alanına alınmalı ve en kısa sürede muamelesine karar verilmelidir.

Uygunsuz ürünler ile ilgili muameleler yeniden işleme, paçallama, müşteri ile görüşülerek ve onayı alınarak sevk, başka bir müşteri standart ve spesifikasyonlarına uygun ise o müşteriye sevk veya imha olabilir. Uygunsuz ürünün muamelesine firma standart ve spesifikasyonları, yasal zorunluluklar ve müşteri standart ve spesifikasyonlarına göre kalite birimi, ilgili birimler ve üst yönetim karar verir. Belirlenen muamele uygunsuz ürün formuna kaydedilir.

Uygunsuz ürünün müşteri mahallinde müşteri tarafından belirlenmesi durumunda müşteri ile görüşülerek uygunsuzluğun ne şekilde giderileceğine yada geri çağırma yapılıp yapılmayacağına karar verilir. Geri çağırılan ürünler yukarıda belirtilen son ürün muamele metotlarından biri ile muamele edilir. Durum uygunsuz ürün formu ile kayıt altına alınır. 

Uygun olmayan yarı mamul veya son ürün tespiti durumunda üretim durdurulur ve uygunsuzluğun kaynağının ve eğer varsa uygun olmayan diğer ürünlerin tespiti için acil olarak inceleme başlatılır. Uygunsuzluk kaynağı ev uygun olmayan diğer ürünler bulunduktan sonra düzeltici faaliyet belirlenerek düzeltici faaliyet prosedürü uygulanır.

1.  AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Kuruluşumuzun Kalite Yönetim Sistemi’ ni oluşturan tüm dokümanların aynı formatta ve kapsamda hazırlanabilmesi,uygulamadaki tüm dökümanların onayı, yayını, dağıtımı, revizyonu ve yürürlülükten kaldırılması işlemlerinin yürütülmesindeki uygulamaların ve sorumlulukların belirlenmesidir.

2.  KAPSAM VE SORUMLULUK

Bu prosedür ……….Kalite Yönetim Sistemi içerisinde yer alan tüm dökümanları kapsar. Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi, Birim Müdürleri/Yöneticileri ve Genel Müdürlük Sekreteryası sorumludur.

3.  TANIMLAR VE KISALTMALAR

     Doküman: Bilgi ve onun destekleyici ortamı

4.  REFERANS DÖKÜMANLAR

5.  UYGULAMA

Kalite El Kitabı, prosedürler, talimatlar, formlar ve listelerden, aşağıda kısaca döküman olarak söz edilecektir.

Doküman İhtiyacının Belirlenmesi

1.    Tüm birim/bölümler ve yönetim, doküman taleplerini veya mevcutlarda yapılması istenen değişiklikleri Doküman Talep Formu’ nu doldurarak Kalite Yönetim Temsilcisi’ ne bildirirler.

2.    Bildirilen istek Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir, ilgili bölüm ve birimlerin görüşü alınır ve Genel Koordinatör veya Genel Müdür ile de değerlendirilerek onaylanır. 

3.    Revizyon istenen dokümanlar Revizyon alt sürecinde öngörüldüğü şekilde işleme tabi tutulur.

Dokümanların Hazırlanması

Kalite El Kitabı

4.    Kalite El Kitabı kapak ve diğer sayfalarına Ek 1 ve 2’de örnek verilmiştir.

5.    Kalite El Kitabı, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve  Genel Koordinatör tarafından onaylanır.

6.    Kalite El Kitabının hazırlanmasında IS0 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Standardı baz alınmıştır.

Prosedürler

7.    Prosedürler ve yine onların ekleri olan talimatlar, formlar ve listeler, Kalite Yönetim Temsilcisi ve/veya ilgili Departman  Müdürleri tarafından bu prosedürde anlatılan formatta hazırlanır.

8.    Bu prosedürün formatı diğer prosedürler için örnektir.

9.    Revizyon Kontrol Listesi prosedürlerin son sayfasında belirtilir ve dökümanlar üzerinde yapılan değişiklikler bu çizelgede takip edilir (Her 10 revizyonda bir liste boşaltılır)

10.  Prosedürlerde olması gerekli bölüm başlıkları ve içerikleri aşağıda açıklanmıştır.

1. AMAÇ

Prosedürün oluşturulma amacının belirtildiği bölümdür.

2. KAPSAM VE SORUMLULUK

Prosedürde belirtilen süreci yürütmek zorunda olan bölümlerin ve/veya birimlerin belirtildiği ve uygulamanın yürütülmesi konularında sorumlulukların açıklandığı bölümdür.

3. TANIMLAR

Prosedürde geçen ve prosedürün doğru anlaşılabilmesi için tanımlanmasında yarar görülen terim ve kısaltmaların açıklandığı bölümdür.

4.  REFERANS DÖKÜMANLAR

Prosedürün hazırlanmasında kaynak gösterilen veya atıfta bulunulan prosedürler, dış kaynaklı dökümanlar ve mevzuat bu bölümde belirtilir. Kalite El Kitabı ve ISO 9001 Standardı referans gösterilmez.

5.  UYGULAMA

Amaç kısmında belirtilen konunun işleyişinin açıklandığı bölümdür. Süreç yaklaşımı ile yazılmasına, kim, ne, nerede, nasıl, neyle, ne zaman sorularının cevaplanmış olmasına özen gösterilir.

6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Dökümanın uygulanmasında, „5- Uygulama“ bölümünde belirtilen işlerin yapılması için gerekli olan dökümanların belirtildiği bölümdür.

7. REVİZYON KONTROL LİSTESİ

Dokümanın kaçıncı revizyonda olduğu ve revizyonun gerekçesinin anlatıldığı bölümdür.

Talimatlar

11.  Bir sürecin nasıl uygulanacağının tüm detayları ile tanımlanmasının gerekli olduğu durumlarda talimat yazılır. Ekte verilenDoküman Kodlama Talimatı buna örnektir.

12.  Talimatlarda olması gereken bölüm başlıklar ise aşağıda açıklandığı gibidir.

1. AMAÇ

Talimatın yazılmasındaki amacı belirten bölümdür.

2. KAPSAM ve SORUMLULUK

Amaç bölümünde belirtilen yöntemin hangi alanda ve kimler tarafından uygulanacağının  açıklandığı

Bölümdür.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Talimatta geçen ve tanımlanmasında yarar görülen terim ve kısaltmaların açıklandığı bölümdür.

4. UYGULAMA

Süreç yaklaşımı ile yazılmasına, kim, ne, nerede, nasıl, neyle, ne zaman sorularının cevaplanmış olmasına özen gösterilir.

5. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Dökümanın uygulanması için gerekli olan dökümanların belirtildiği bölümdür.

6. REVİZYON KONTROL LİSTESİ

Dokümanın kaçıncı revizyonda olduğu ve revizyonun gerekçesinin anlatıldığı bölümdür.

Formlar

13.  Kayıt tutulmasının zorunlu olduğu durumlarda aynı zamanda bir talimat anlamı taşıyan formlar oluşturulur.

14.  Dikey ve Yatay Form örneği Ek.’te gösterilmiştir. Uygulamada karışıklığa sebep olmamak için formların alt kısmındaki bilgi kutucukları yer almaz. Gerekirse üst kısımdaki bilgi kutucukları da yer almaz, formun alt kısmına Form no ve “/ ” işaretinden sonra Rev. No. yazılır.

15.  Süreç Şeması, İş-Kalite Planı gibi, tablo formatında hazırlanacak olan dökümanlar ve listeler, formlarla aynı formatta hazırlanırlar.

16.  Süreç Şeması’ nın sonuna, revizyon kontrol listesi eklenir.

Dokümanların Onaylanması Ve Yayını

17.  Hazırlanmış olan prosedürler, süreç şemaları, talimatlar, formlar ve listeler, Genel Müdür  Yardımcısı  kontrolünden sonra Genel Koordinatör tarafından onaylanır.

18.  Genel Koordinatör onayı alınan Dökümanların dağıtımı gerçekleştirilir ve yürürlüğe girmiş olur. Yayın tarihi, ilgili Dokümanın yürürlük tarihidir.

19.  Onaylanan Dökümana Kalite Yönetim Temsilcisi mavi renkli ORİJİNAL KOPYA kaşesi vurur.

Dağıtım

20.  Onaylanan Dökümanlar çoğaltılarak her bir kopya sayfaya kırmızı renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılır.

21.  Hazırlanan Dökümanlar, Döküman Dağıtım Listesi’ nde yer alan kişilere Döküman Dağıtım Formu ile imzaları karşılığı dağıtılır.

22.  Orijinal kopyalar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır.

Revizyon

8.   Dökümanlarda yapılan herhangi bir değişiklikte tüm Döküman revize edilir. Revizyon numarası bir arttırılır.

9.   Dökümanlarda yapılan değişikliklerin nedenleri Dökümanların son sayfasında yer alan “Revizyon Kontrol Listesinde” gösterilir(Her 10 revizyonda bir liste boşaltılır).

10.  Değiştirilen Dökümanlar, Döküman Dağıtım Listesi’nde yer alan kişilere Döküman Dağıtım Formu ile        imzaları karşılığı dağıtılır,

11.  Kalite Yönetim Sistemi Dökümanları Listesi’ nde gerekli değişiklikler yapılarak listenin güncel olarak kalması sağlanır.

Dış Kaynaklı Dökümanlar

12.  Ürün kalitesini etkileyen ve işin yapılması için gerekli olan, ulusal ve uluslararası standartlar, ilgili mevzuat, sektörle ilgili yayınlar, dış kaynaklı talimatlar, kitaplar vb. dökümanlardır.

13.  Dış Kaynaklı Dokümanların asılları kendi bölümlerinde muhafaza edilir ve güncel dökümanların revizyon numaraları değiştirilerekDış Kaynaklı Dokümanlar Listesi’ ne kaydedilir.

14.  Dış Kaynaklı Dokümanlar; resmi gazete, ihale haber dergileri, kitapevleri ve periyodik yayın aboneliklerinin yanısıra Kurumların çeşitli internet sayfalarından ve günlük haber dergilerinden ilgili bölüm tarafından takip edilerek güncel versiyonları ile değiştirilirler.

15.  Revizyonlarla ilgili olarak Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi’ nde yer alan gerekli değişiklikler yapılarak listenin sürekli güncel tutulması sağlanır.

16.  Eski Dış Kaynaklı Dökümanlar kullanılmayacak şekilde kendi bölümlerinde imha edilirler.

Yürürlükten Kaldırma

17.  Yürürlükten kalkan dökümanın orijinal baskısına siyah renkte GEÇERSİZDİR kaşesi basılarak İptal   Dosyası’nda saklanır.

18.  Kontrollü kopyalar ise Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili kişi veya bölümlerden toplandıktan sonra yırtılarak imha edilir.

Formlar

19.  Formlar çoğaltılıp doldurulan dökümanlar oldukları için bunlara KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılmaz.

Listeler

20.  Hazırlanan Dökümanların son revizyonlarını gösteren Kalite Yönetim Sistemi Dökümanları Listesi  Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından  hazırlanır ve güncel tutulur.

Elektronik Ortamdaki Dokümanlar

21.  Elektronik ortamda muhafaza edilecek olan tüm dokümanların asılları, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Salt Okunur“ formatta şifrelenerek muhafaza edilir.

22.  Elektronik ortamda bulundurulan dokümanlardaki her türlü değişiklik sadece Kalite Yönetim Temsilcisinin yetkisindedir.

Diğer

23.  Tüm dokümanlara, Doküman Kodlama Talimatı’ na göre kod ve numara verilir.

6.   İLGİLİ DÖKÜMANLAR

·       Doküman Kodlama Talimatı

·       Kalite Yönetim Sistemi Dökümanları Listesi

·       Döküman Dağıtım Listesi

·       Döküman Dağıtım Formu

·       Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi

·       Doküman Talep Formu

7.  REVIZYON KONTROL LİSTESİ

REV. NO:	REVİZYONUN TANIMI / AÇIKLAMA	TARİH