Etiket Arşivleri: Doküman Kontrolü Prosedürü

Doküman Kontrolü Prosedürü

1.  AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Kuruluşumuzun Kalite Yönetim Sistemi’ ni oluşturan tüm dokümanların aynı formatta ve kapsamda hazırlanabilmesi,uygulamadaki tüm dökümanların onayı, yayını, dağıtımı, revizyonu ve yürürlülükten kaldırılması işlemlerinin yürütülmesindeki uygulamaların ve sorumlulukların belirlenmesidir.

2.  KAPSAM VE SORUMLULUK

Bu prosedür ……….Kalite Yönetim Sistemi içerisinde yer alan tüm dökümanları kapsar. Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi, Birim Müdürleri/Yöneticileri ve Genel Müdürlük Sekreteryası sorumludur.

3.  TANIMLAR VE KISALTMALAR

     Doküman: Bilgi ve onun destekleyici ortamı

4.  REFERANS DÖKÜMANLAR

5.  UYGULAMA

Kalite El Kitabı, prosedürler, talimatlar, formlar ve listelerden, aşağıda kısaca döküman olarak söz edilecektir.

Doküman İhtiyacının Belirlenmesi

1.    Tüm birim/bölümler ve yönetim, doküman taleplerini veya mevcutlarda yapılması istenen değişiklikleri Doküman Talep Formu’ nu doldurarak Kalite Yönetim Temsilcisi’ ne bildirirler.

2.    Bildirilen istek Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir, ilgili bölüm ve birimlerin görüşü alınır ve Genel Koordinatör veya Genel Müdür ile de değerlendirilerek onaylanır. 

3.    Revizyon istenen dokümanlar Revizyon alt sürecinde öngörüldüğü şekilde işleme tabi tutulur.

Dokümanların Hazırlanması

Kalite El Kitabı

4.    Kalite El Kitabı kapak ve diğer sayfalarına Ek 1 ve 2’de örnek verilmiştir.

5.    Kalite El Kitabı, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve  Genel Koordinatör tarafından onaylanır.

6.    Kalite El Kitabının hazırlanmasında IS0 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Standardı baz alınmıştır.

Prosedürler

7.    Prosedürler ve yine onların ekleri olan talimatlar, formlar ve listeler, Kalite Yönetim Temsilcisi ve/veya ilgili Departman  Müdürleri tarafından bu prosedürde anlatılan formatta hazırlanır.

8.    Bu prosedürün formatı diğer prosedürler için örnektir.

9.    Revizyon Kontrol Listesi prosedürlerin son sayfasında belirtilir ve dökümanlar üzerinde yapılan değişiklikler bu çizelgede takip edilir (Her 10 revizyonda bir liste boşaltılır)

10.  Prosedürlerde olması gerekli bölüm başlıkları ve içerikleri aşağıda açıklanmıştır.

1. AMAÇ

Prosedürün oluşturulma amacının belirtildiği bölümdür.

2. KAPSAM VE SORUMLULUK

Prosedürde belirtilen süreci yürütmek zorunda olan bölümlerin ve/veya birimlerin belirtildiği ve uygulamanın yürütülmesi konularında sorumlulukların açıklandığı bölümdür.

3. TANIMLAR

Prosedürde geçen ve prosedürün doğru anlaşılabilmesi için tanımlanmasında yarar görülen terim ve kısaltmaların açıklandığı bölümdür.

4.  REFERANS DÖKÜMANLAR

Prosedürün hazırlanmasında kaynak gösterilen veya atıfta bulunulan prosedürler, dış kaynaklı dökümanlar ve mevzuat bu bölümde belirtilir. Kalite El Kitabı ve ISO 9001 Standardı referans gösterilmez.

5.  UYGULAMA

Amaç kısmında belirtilen konunun işleyişinin açıklandığı bölümdür. Süreç yaklaşımı ile yazılmasına, kim, ne, nerede, nasıl, neyle, ne zaman sorularının cevaplanmış olmasına özen gösterilir.

6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Dökümanın uygulanmasında, „5- Uygulama“ bölümünde belirtilen işlerin yapılması için gerekli olan dökümanların belirtildiği bölümdür.

7. REVİZYON KONTROL LİSTESİ

Dokümanın kaçıncı revizyonda olduğu ve revizyonun gerekçesinin anlatıldığı bölümdür.

Talimatlar

11.  Bir sürecin nasıl uygulanacağının tüm detayları ile tanımlanmasının gerekli olduğu durumlarda talimat yazılır. Ekte verilenDoküman Kodlama Talimatı buna örnektir.

12.  Talimatlarda olması gereken bölüm başlıklar ise aşağıda açıklandığı gibidir.

1. AMAÇ

Talimatın yazılmasındaki amacı belirten bölümdür.

2. KAPSAM ve SORUMLULUK

Amaç bölümünde belirtilen yöntemin hangi alanda ve kimler tarafından uygulanacağının  açıklandığı

Bölümdür.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Talimatta geçen ve tanımlanmasında yarar görülen terim ve kısaltmaların açıklandığı bölümdür.

4. UYGULAMA

Süreç yaklaşımı ile yazılmasına, kim, ne, nerede, nasıl, neyle, ne zaman sorularının cevaplanmış olmasına özen gösterilir.

5. İLGİLİ DÖKÜMANLAR

Dökümanın uygulanması için gerekli olan dökümanların belirtildiği bölümdür.

6. REVİZYON KONTROL LİSTESİ

Dokümanın kaçıncı revizyonda olduğu ve revizyonun gerekçesinin anlatıldığı bölümdür.

Formlar

13.  Kayıt tutulmasının zorunlu olduğu durumlarda aynı zamanda bir talimat anlamı taşıyan formlar oluşturulur.

14.  Dikey ve Yatay Form örneği Ek.’te gösterilmiştir. Uygulamada karışıklığa sebep olmamak için formların alt kısmındaki bilgi kutucukları yer almaz. Gerekirse üst kısımdaki bilgi kutucukları da yer almaz, formun alt kısmına Form no ve “/ ” işaretinden sonra Rev. No. yazılır.

15.  Süreç Şeması, İş-Kalite Planı gibi, tablo formatında hazırlanacak olan dökümanlar ve listeler, formlarla aynı formatta hazırlanırlar.

16.  Süreç Şeması’ nın sonuna, revizyon kontrol listesi eklenir.

Dokümanların Onaylanması Ve Yayını

17.  Hazırlanmış olan prosedürler, süreç şemaları, talimatlar, formlar ve listeler, Genel Müdür  Yardımcısı  kontrolünden sonra Genel Koordinatör tarafından onaylanır.

18.  Genel Koordinatör onayı alınan Dökümanların dağıtımı gerçekleştirilir ve yürürlüğe girmiş olur. Yayın tarihi, ilgili Dokümanın yürürlük tarihidir.

19.  Onaylanan Dökümana Kalite Yönetim Temsilcisi mavi renkli ORİJİNAL KOPYA kaşesi vurur.

Dağıtım

20.  Onaylanan Dökümanlar çoğaltılarak her bir kopya sayfaya kırmızı renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılır.

21.  Hazırlanan Dökümanlar, Döküman Dağıtım Listesi’ nde yer alan kişilere Döküman Dağıtım Formu ile imzaları karşılığı dağıtılır.

22.  Orijinal kopyalar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır.

Revizyon

8.   Dökümanlarda yapılan herhangi bir değişiklikte tüm Döküman revize edilir. Revizyon numarası bir arttırılır.

9.   Dökümanlarda yapılan değişikliklerin nedenleri Dökümanların son sayfasında yer alan “Revizyon Kontrol Listesinde” gösterilir(Her 10 revizyonda bir liste boşaltılır).

10.  Değiştirilen Dökümanlar, Döküman Dağıtım Listesi’nde yer alan kişilere Döküman Dağıtım Formu ile        imzaları karşılığı dağıtılır,

11.  Kalite Yönetim Sistemi Dökümanları Listesi’ nde gerekli değişiklikler yapılarak listenin güncel olarak kalması sağlanır.

Dış Kaynaklı Dökümanlar

12.  Ürün kalitesini etkileyen ve işin yapılması için gerekli olan, ulusal ve uluslararası standartlar, ilgili mevzuat, sektörle ilgili yayınlar, dış kaynaklı talimatlar, kitaplar vb. dökümanlardır.

13.  Dış Kaynaklı Dokümanların asılları kendi bölümlerinde muhafaza edilir ve güncel dökümanların revizyon numaraları değiştirilerekDış Kaynaklı Dokümanlar Listesi’ ne kaydedilir.

14.  Dış Kaynaklı Dokümanlar; resmi gazete, ihale haber dergileri, kitapevleri ve periyodik yayın aboneliklerinin yanısıra Kurumların çeşitli internet sayfalarından ve günlük haber dergilerinden ilgili bölüm tarafından takip edilerek güncel versiyonları ile değiştirilirler.

15.  Revizyonlarla ilgili olarak Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi’ nde yer alan gerekli değişiklikler yapılarak listenin sürekli güncel tutulması sağlanır.

16.  Eski Dış Kaynaklı Dökümanlar kullanılmayacak şekilde kendi bölümlerinde imha edilirler.

Yürürlükten Kaldırma

17.  Yürürlükten kalkan dökümanın orijinal baskısına siyah renkte GEÇERSİZDİR kaşesi basılarak İptal   Dosyası’nda saklanır.

18.  Kontrollü kopyalar ise Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili kişi veya bölümlerden toplandıktan sonra yırtılarak imha edilir.

Formlar

19.  Formlar çoğaltılıp doldurulan dökümanlar oldukları için bunlara KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılmaz.

Listeler

20.  Hazırlanan Dökümanların son revizyonlarını gösteren Kalite Yönetim Sistemi Dökümanları Listesi  Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından  hazırlanır ve güncel tutulur.

Elektronik Ortamdaki Dokümanlar

21.  Elektronik ortamda muhafaza edilecek olan tüm dokümanların asılları, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “Salt Okunur“ formatta şifrelenerek muhafaza edilir.

22.  Elektronik ortamda bulundurulan dokümanlardaki her türlü değişiklik sadece Kalite Yönetim Temsilcisinin yetkisindedir.

Diğer

23.  Tüm dokümanlara, Doküman Kodlama Talimatı’ na göre kod ve numara verilir.

6.   İLGİLİ DÖKÜMANLAR

·       Doküman Kodlama Talimatı

·       Kalite Yönetim Sistemi Dökümanları Listesi

·       Döküman Dağıtım Listesi

·       Döküman Dağıtım Formu

·       Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi

·       Doküman Talep Formu

7.  REVIZYON KONTROL LİSTESİ

REV. NO:

REVİZYONUN TANIMI / AÇIKLAMA

TARİH