Aşağıdaki doküman veri kontrol prosedürü dokümantasyon ve doküman dağıtım yükünün azaltılması için genel hatlarıyla verilmiş alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi proses, iletişim araçları, kaynaklar ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir.
DOKÜMAN VERİ KONTROL PROSEDÜRÜ
AMAÇ
Firmanın kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemleri ve kalite yönetim sistemine entegre edilmiş diğer standartların gerekliliklerinin yerine getirilmesi için kullanılan dokümanlarının tanımlanması, hazırlanması, onayı, yayınlanması, dağıtımı, saklanması, güncelleştirilmesi, kullanımının sağlanması, korunması, istenmeyen kullanımların önlenmesi, iptal edilmesi ve kullanılmayacak dokümanların yok edilmesi konularında kullanılacak yöntemleri açıklamak, gerekli dokümanların gereken yerlerde tasnifini, okunabilir durumda bulundurulmasını sağlamak, dokümanların şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulması ve muhafaza edilmesinde uyulacak yöntemleri belirlemektir.
KAPSAM
Kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemi içindeki tüm dokümanları, dış kaynaklı dokümanları ve kayıtları kapsar.
SORUMLULUKLAR
Yönetim Temsilcisi
Sistem dokümantasyonunun hazırlanması sırasında gereken koordinasyonu sağlamaktan, genel olarak dokümanların kalite yönetim sisteminin geçerli versiyonuna, gıda güvenliği sistemlerine ve kalite yönetim sistemine entegre edilmiş diğer standartların uygunluğundan sorumludur.Dokümanların numaralanması, yayınlanması, orijinallerinin saklanması, revizyonu ve eski revizyonların kullanımdan kaldırılması faaliyetlerini yürütmekten sorumludur.Dokümanların çoğaltılması ve dağıtım faaliyetlerini gerçekleştirmek. Bölümlerden teslim edilen kayıtları arşivlemek, arşivdeki kayıtlara gerektiğinde ulaşılabilmesini sağlamaktan sorumludur.
Tüm Bölümler
Her bölüm kendine ait doküman ihtiyacının belirlenmesi ve operasyona uygun şekilde hazırlanmasından,Hazırladıkları dokümanların üst dokümanlara ve diğer bölümlerin dokümanlarına uyumlu olmasından,Gerektiğinde diğer bölüm dokümanlarına ilişkin görüş bildirmekten,Bölümde bulundurulması gereken dokümanların kullanılabilir durumda tutulmasından, eski baskılarının kullanılmamasından ve gereken süreler kadar saklanmasından sorumludur.Her bölüm görevleriyle ilgili kayıtların tutulmasından, bölümlerinde saklanmasından, ulaşılabilir halde muhafazasından, arşivlemekten ve saklama süresi biten kayıtları yönetim temsilcisi onayı ile imha etmekten sorumludur.
TANIMLAR
Kontrollü Doküman: Yönetim sistemi dokümantasyonu kapsamına giren, kontrollü olarak dağıtılan ve güncelliği sağlanan dokümandır.
Kontrolsüz Doküman: Yönetim sistemi dokümantasyonu kapsamına giren, bilgi için dağıtılan ve değişikliklerin işlenmediği dokümandır.
Kalite Kayıtları: Kalite yönetim sistemi ve gıda güvenliği sisteminin gerektirdiği tüm kayıtlar.
UYGULAMA
DOKUMAN KONTROLÜ
Dokümanların TanımlanmasıHer dokümanda doküman numarası, başlık, yayın ve revizyon tarihi, revizyon no’su kendileri için hazırlanmış formatlarda yazılır. Dokümanlar alfanümerik ve nümerik karakterlerden oluşan bir kodlama sistemi ile numaralandırılırlar.1 ve 2. basamaklar doküman türünü, 3 ve 4. basamaklar doküman nosunu gösterir.
Örnek: FR.01: 1 numaralı form
PR.01: 1 numaralı prosedür
Dokümanların hazırlanması
Dokümanlar iç ve dış isteklere, ilgili ulusal / uluslararası standartlar / normlar ile yasal yönetmeliklere (zorunluluklara) uygun olarak hazırlanır.Hazırlama aşamasında gerekli koordinasyon ve üzerinde yapılacak çalışmalar, ilgili bölüm yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.
Dokümanların onaylanması
Dokümanların onaylanması ile ilgili birim sorumlusu ve yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Dokümanın operasyonel uygunluğu ilgili birim sorumlusu tarafından, kalite yönetim sistemi dokümantasyon kurallarına uygunluğu ise yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Kalite politikası gibi üst yönetim tarafından yayınlanan dokümanlar üst yönetim onayı gerektirir.Onaylı dokümanlarda onaylayan kişinin unvanı belirtilir. Onaylı dokümanların asıllarında ıslak imza kullanılır. Yönetim temsilcisi bilgisayarında kullanıcıların değişiklik yapmalarının önlenmesi için ‘salt okunur’ olarak tutulan tüm sistem dokümanları bilgisayar ortamında dahi olsa onaylı dokümanlardır.
Dokümanların Yayınlanması ve Dağıtım Yapılması
Kalite Yönetim Sistem dokümanları orijinalleri yönetim temsilcisi bilgisayarında ağda paylaşıma açık şekilde tutulmakta ve birimler tarafından ulaşılabilmektedir. Birimler kendileriyle ilgili olan dokümanları yönetim temsilcisi tarafından birimlere dağıtılan ilgili dokümanlar listelerinden takip edeceklerdir. İlgili dokümanlar listesinde her birim ile ilgili olan dokümanlar listelenmiştir.Orijinal doküman ıslak imzalı olmalıdır. Onaylanan dokümanlar yönetim temsilcisi kontrolünde çoğaltılır. Dokümanlar ilk yayınlandığında revizyon numarası 00’ dan başlar.Çoğaltılan dokümanların her sayfasına renkli kontrollü doküman kaşesi basılır. Dokümanların güncel hallerinin kullanım alanlarında bulundurulması için doküman dağıtım ve geri alma kontrolünü yönetim temsilcisi bilgisayar ortamında oluşturduğu dosya üzerinden takip eder. Birimlere doküman dağıtımı yapılmaz, birimler yazılabilir doküman/kayıt formlarını ağda paylaşımda olan sistem dokümantasyon klasöründen alabilirler fakat okunur dokümanlar dağıtım formu ile kontrollü kopya kaşeli olarak dağıtılır.Firma dışına kontrollü doküman gönderilmesi (müşteri isteği, belgelendirme kuruluşu, vb.) gerektiğinde de yönetim temsilcisinden onay alınarak yukarıda anlatılan işlem basamakları gerçekleştirilir. Firma dışına kontrolsüz doküman gönderileceğinde, yönetim temsilcisinden onay alınarak doküman orijinal kopyadan fotokopi ile çoğaltılır her sayfasına kontrosüz doküman bilgi içindir kaşesi basılır. Bilgisayar ortamında e-posta ile firma dışına gönderilen tüm dokümanlar kontrolsüz dokümanlardır.Formlar ihtiyacı olan bölüm tarafından ağdaki paylaşımdan çoğaltılır ve kullanılır. Tüm dokümantasyon sistemi bilgisayar ağında paylaşımda olduğu ve dokümantasyon sisteminde hatalı ve revizyon dışı kullanımların önlenmesi için birimlerin kendi bilgisayarlarında doküman tutmaları yasaktır.
Dokümanların Revizyonu
Dokümanlarda revizyon talebi herhangi bir personel tarafından sözlü veya yazılı olarak yapılabilir. İlk Değerlendirme bölüm yöneticileri tarafından yapılır. Revizyon talebi ve yeni doküman isteği ile ilgili karar, ilgili bölüm yöneticisi ve yönetim temsilcisi tarafından ortaklaşa verilir.Revizyon hanesindeki rakam 1 arttırılır. Formlarda değişiklikler ilgili bölümler tarafından yapılır ve yönetim temsilcisinden revizyon numarası alınır. Yönetim temsilcisi dokümanların revizyon durumlarını bilgisayardaki doküman listelerine işler ve gerektiğinde dağıtımını yapar.
Dokümanların İptali, İstenmeyen Kullanımların Önlenmesi, İmha Edilmesi
KYS dokümanlarının iptali, istenmeyen kullanımların önlenmesi ve imha edilmesi, ilgili bölüm yöneticisinin yönetim temsilcisine bilgi vermesi ile gerçekleştirilir. Orijinal olmayan, kontrollü doküman kaşesi olmayan ve/veya güncel olmayan dokümanlar kullanılamaz. Bunu sağlama zorunluluğu yönetim temsilcisine ve dokümanın kullanıcılarına aittir. Revizyon ya da iptal yapıldığında eski kopyalar toplanır ve uygun bir yöntemle imha edilir. İptal edilen dokümanların yönetim temsilcisi bilgisayarında arşiv dosyasına atılır.
Dokümanların Güncelliğinin Korunması
Tüm dokümanlar için son revizyon durumları KG tarafından bilgisayar ortamındaki doküman listeleri ile takip edilir. KG her revizyon durumunda bu listeyi ve ilgili birimlere verilen ilgili dokümanlar listesini günceller.
Dokümanların Saklanması
Tüm dokümanlar, bir yenileri yürürlüğe girinceye kadar ya da yürürlülükten kalkıncaya kadar saklanırlar. Hiçbir dokümanı üzerinde oynama, değiştirme yapılamaz ve okunabilir durumda olması sağlanır. Dokümanlarının kullanım noktalarında bulundurma karar ve yetkisi ilgili bölüm yöneticisindedir. Dokümanlar yönetim temsilcisi tarafından 3 aylık aralıklarla CD’ lere yedek alınır. CD’ ler uygun etiketlerle tanımlanır ve yönetim temsilcisi tarafından muhafaza edilir.
Destek DokümanlarFirma reçeteleri, spesifikasyonları, çizimleri (örneğin ambalaj tasarımı), tanıtım katalogları ve broşürler, anket ve benzeri destek dokümanlar ilgili birim amiri tarafından hazırlanır. Yönetim temsilcisi tarafından format açısında kontrol edilir, gerektiğinde kodlaması yapılır ve yayınlanır.- Tanıtım Broşürleri kontrolsüz dokümanlardır.
Dış Kaynaklı Doküman Kontrolü
Standartlar
Makine, teçhizat ve laboratuar cihazlarına ait üretici kullanım kılavuzları
Firmanın kurumsal kimliğine ilişkin belgeler,
Kanun, tüzük ve yönetmelikler,
Resmi gazete,
Bilgisayar yazılımları ve destek belgeleri
Müşteri tarafından sağlanan dokümanlar (teknik dokümanlar, reçeteler, spesifikasyonlar ve çizimler)
Firma bünyesinde hazırlanmayan fakat sistemi etkileyen belgeler.
Firma faaliyetlerini etkileyebilecek yukarıda belirtilen dış kaynaklı dokumanlar Geçerli Dış Kaynaklı Doküman Listesi ile yönetim temsilcisi tarafından takip edilir, değerlendirilir, gerektiğinde doküman ve uygulamalarda değişiklik gerçekleştirilir. Bu dokümanların belli aralıklarla güncellikleri takip edilir, revizyonu yapılan dokümanlar değiştirilir. Diğer bölümlere dağıtım yapılması gerektiğinde yönetim temsilcisi tarafından dağıtımı yapılır ve güncelliği sağlanır.
